ERP’de Önyargılar ve Yanılgılar


Enterprire Resource Planing, kısa adıyla ERP’nin artık işletmelerin vazgeçilmez bir kaynağı olduğunu söylemek yanlış olmaz. 90’lı yıllara kadar tek düzen muhasebesel sistemlerin popüler olduğu ülkemizde, bu sistemlerin de devlete sorumlu olunan vergi ya da beyanname ihtiyaçlarından dolayı kullanıldığını, büyük şirketler dışındaki işletmelerde ERP’nin kullanım oranının oldukça düşük olduğunu biliyoruz. Bunu teknolojiyle geç tanışmaya ya da ERP’nin işletmeye nasıl bir kazanç getireceği konusunda bir bilince sahip olunmamasına bağlayabiliriz.

90’lı yıllarla birlikte gerek yabancı sermayenin ülkemize gelmesiyle alışkanlıklarını da beraberlerinde getirmeleri, gerekse rekabete dayanan ekonomik yapı işletmelerin ERP’ye yönelmelerine yol açtı. Oluşan taleple birlikte bir tarafta mevcut muhasebe sistemleri ERP sistemine dönüşmeye başlarken diğer taraftan da yeni ERP sistemleri gelişiyordu.

ERP sistemlerindeki yazılımsal mimari eksiklikler, yahut var olan ERP’nin işletme kültürü içerisinde kalarak standartlaşması gibi nedenler bir sonraki ERP uyarlaması gerçekleşetirilecek firmalarda bazı zorlukları da beraberinde getirdi.

Firmalar kendi iş süreçlerini bu sistemlerde bulamıyor, özel ekranlar kullanmak zorunda kalıyordu ki bu durum ERP sistem kullanımı motivasyonunu sağlamıyordu. Bunun yanı sıra işletmelerin kendilerine uygun ERP sistemini nasıl seçeceği konusunda bir tecrübeye sahip olmamalarıydı. Bu nedenle işletmeler satın aldığı sistemi, kendi iş süreçlerine çevirmek için ciddi iş gücü ve para kaybına uğramaya, beraberinde projeler bir türlü sonuçlanmamaya başlamıştı.

2000’li yılların başında ise ERP uygulamasını kullandığını söyleyen işletmelerde ya kendi bünyelerinde yer alan yazılım ekibiyle ciddi bir zaman ve kaynak ayırarak proje gerçekleştirildiğini ya da satın alınan bir ERP sisteminin sadece belli bazı modüllerinin kullanıldığını görmekteydik. Bununla birlikte büyük ölçekli bir işletmede uyarlanan bir sistemin küçük ölçekli bir firmaya uyarlanmaya çalışılması, gerekli insan kaynağının ayrılmaması, gerekli proje metodolojilerine uyulmaması, gereken hizmetin alınmaması gibi nedenler işletmelerde ERP projelerinin başarısız olmasına neden oluyor ve bu durum diğer işletmelerde önyargı ve yanılgılara yol açıyordu.

İşletmelerde ERP sistemlerinin zor hayata geçtiği, hatta birçoğunun hayata geçmediği konusunda önyargılar oluşmuştu. Zamanla gelişen ihtiyaçlar, gelişen teknoloji ve hızla oluşan pazar, işletmenin ihtiyaçlarını arttırıyor ve bu ihtiyaçlara uyum sağlamak zorunda olan ERP sistemleri de bu hızla gelişiyordu.

İnternetin yaygınlaşması ise bu yanılgıların ortadan kalmasını sağlayan en önemli unsur oldu. Bilgiye kolay ulaşma ve tecrübe paylaşımları sayesinde ERP konusunda yaşanan deneyimler hızla yayılmaya başlıyor, başarılı ve başarısız ERP projesi arasındaki farklar gözler önüne seriliyordu. Bu yaklaşımlarla birlikte işletmeler bir ERP uyarlamasının başarılı olarak hayata geçirilmesi için gerekli olan temel faktörleri öğrenmeye başlamıştı.

Peki bu faktörler ne idi?

En temel faktör ERP sistemine geçmeden önce işletmenin iş süreçlerini ortaya çıkararak dokümante etmesi olacaktı. Sonrasında pazardaki firmaların özelliklerinin incelenip, ihtiyaçları ölçütünde elemeler yapmasıydı. Özellikle büyük işletmelerde kullanıldı diye başarılı ve kendi işletmesine de kesinlikle uyacağına olan yanlış inanç beraberinde ölçeklenebilir bir ürün tercih etmeye döndü. Artık işletmeler büyük ya da küçük işletmeler farkı olmadan kendi işletmesinin özeline kolay uyarlanacak sistemleri tercih ediyordu. Gelişen teknoloji, interneti daha önemli kılmış ve işletmeler ERP sistemini de % 100 web teknolojisine sahip sistemlerden seçmeye, donanım ve erişim maliyetlerini minimuma indirmeye çalışıyordu.

Proje için gerekli insan kaynağının ayrılması ve tedarikçiden yeterli seviyede hizmet alınması da projenin başarısını arttırıyordu. ERP projesine geçiş aşamasında projede görev almak üzere bir proje yöneticisini işe almanın, bilinenin aksine işletmeye zarar vereceği düşüncesindeyim. İşletmenin kavramsal tasarımını çıkarabilecek ve işletmenin norm ve departmanlar arası ilişkileri konusunda bilgiye sahip, analitik düşünen mevcut bir çalışana bu görevi vermenin daha doğru olduğu düşüncesindeyim.

Doğru proje yöneticisi seçimi ERP projesini başarıya götüren en temel noktadır. Bir diğer nokta ise işletme çalışanlarının deneyimli olduklarını düşünerek daha az hizmet alma yönündeki yaklaşımlarıdır. Her ERP sisteminin kendine özel kurgusu ve çalışma prensibi olduğunu düşünürsek, bu yapıyı anlamak ve özümsemek için yeterli analiz, danışmanlık ve eğitim hizmeti alınmalıdır. ERP projelerindeki başarıları inceleyin, içerisinde mutlaka doğru proje yöneticisini ve yeterli hizmet alındığını göreceksiniz.

ERP konusundaki en büyük önyargılardan birisi de bu sistemlerin pahalı sistemler olarak görülmesi. Gelişen teknoloji ve rekabet ortamı bilişim sektöründeki insan kaynağını arttırdı, bu gelişme ERP sistemlerinde daha kolay geliştirim yapılmasına yol açtı ki fiyatların da bu rekabet ile birlikte makul seviyelere geldiğini söyleyebiliriz. Artık her işletme kendi işletmesinde kullanabileceği bir ERP sistemi alabilecek bir durumda.

Kullanıcılar açısından bakıldığında ciddi önyargı oluşturan ERP sistemlerindeki karmaşık zor ekranlar da yerini daha kolay ve kullanıcı dostu ekranlara bıraktı. Bununla birlikte başarıyla gerçekleşen ERP projeleri hakkında yapılan başarı hikayeleri ve röportajlar işletmelerin önyargılarını yıkıyor, ERP kullanımının her geçen gün artmasında ve işletmelerin rekabetçi bir yapıyla yükselmesinde büyük role sahip oluyor.

-->